ファイル管理基準

ファイル管理基準

1.ファイルの名称基準
 ①法人名(個人名)②決算日(作成日)③ファイル内容(わかりやすく)
 例:鈴木税理事務所20190831総勘定元帳PDF

2.①法人名(個人名)注意事項
 株式会社・有限会社等は入れない。
 漢字・ひらがな・カタカナ・数字は全角大文字で。
 英語は半角小文字で。(例:TKC→tkc)
 名称中の「・」「.」「‐」は入れない。(例:鈴木・事務所→鈴木事務所)

3.②決算日(作成日)注意事項
 西暦で年月日を入れる。
 決算関係の書類の場合は決算日を入れる。
 決算処理関係以外の書類の場合は当初の作成日を入れる。
 当初の作成日は以前に作成したデータをコピーした場合は、コピーした日を入れる。(いつの時点からそのデータの作成に取り掛かったを明確にする)

4.ファイル内容注意事項
 作成者以外がファイル内容が明確にわかるような名称を入れる。
 決算関係書類の場合については〇〇年度は入れない。(②でわかる)
 訂正前・訂正後・最終・最終の最終と入れるのではなく、段階を踏まえて保存等が必要な場合は〇〇〇001→〇〇〇002と番号を打ち、最終は〇〇〇100とする、最終の最終は〇〇〇100-01等とし、作成者以外が見ても意思が伝わるようにする。

5.ファイル保管基準
 法人・個人の直接関係のあるデータについては、ファイルサーバーに個別に作成してあるフォルダの中の「001業務資料(得意先未共有フォルダ)」「011業務資料(得意先共有フォルダ:書込可能)」「090決算資料(得意先共有フォルダ:閲覧のみ:永久保存)」のいずれかに、データを保存する。
 なお、出来るだけフォルダの新規作成は行わずに、フォルダを開き、ファイルの名称に依存する「並び替え」や「検索」で必要資料が保存者以外にもわかるのうにするのが望ましい。
 ※「011業務資料(得意先共有フォルダ:書込可能)」については、得意先にフォルダリンクアドレスを発行(パスワード必須)し、情報提供資料・業務処理データ等を閲覧並びに書込可能なデータを共有するフォルダ
 ※「090決算資料(得意先共有フォルダ:閲覧のみ:永久保存)」については、税務署等提出資料(電子送信証明等含)をPDF化し、永久に保存するものを保管するフォルダです。得意先にフォルダリンクアドレスを発行(パスワード必須)し、金融機関提出等で必要な場合に、ダウンロード・印刷等して頂くためのフォルダ

6.フォルダのショートカットの作成
 フォルダの作成を法人・個人毎にしています、その中から利用するたびに、フォルダを探すのは効率が悪い部分があります、頻繁に使うフォルダ(自分の担当している法人・個人)については、フォルダを右クリックし「ショートカット」を作成し、その「ショートカット」を自分のhomeフォルダに貼り付けることをお勧めします。
 初期設定として、個人フォルダに「001法人事業ショートカット一覧」「002個人事業確定申告者一覧」「003個人簡易確定申告者一覧」「001相続税等その他社者一覧」「005直接業務資料」「007間接業務資料」のフォルダを作成しております。
 それぞれのフォルダに「ショートカット」を作成し、業務に関するデータの保管場所は、101から946の共有フォルダになるようにして下さい。
 ※個人フォルダに直接データを保存しますと、作成者以外が検索するときに漏らしてしまう可能性が出てきます

7.フォルダ共有方法
 フォルダの共有はデータベースにアクセス又は、アプリを利用して「共有リンク」の発行を行います、アクセスを得意先等のパソコンから行うことは、ID並びにパスワードの漏洩につながるので禁止します。
 出先から対応等が必要な場合は、アプリを利用するか、事務所に連絡して事務所のパソコンから「共有リンク」を発行すること。

8.旧データの名称変更・保存先の移行
 旧データの名称変更と保存先の移行につきましては、今後旧データからコピーして作成する時に名称変更と保存先の移行を行って下さい。

9.紙媒体資料の破棄時期
 紙媒体資料につきましては10年経過後に溶解処理破棄します、データにつきましては、所内での別ハードディスクと、シノロジーのクラウドサービスでバックアップを行っています。
 決算申告等の永久保存データ以外に保存する必要があるものはPDF化し、「090決算資料」フォルダで保管して下さい。(得意先に開示が好ましくないものは、「001業務資料」フォルダに、データ名称の最初に「重要永久保存」を付け加えて保存して下さい。

10.データの削除権限
 データの削除はデータベースの管理者のみが行えるようにしております、削除が必要な場合は、管理者に申請して下さい。

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※事務所内IPアドレスです、クリックしても当事務所のデータサーバーにはつながりません。